Hướng dẫn hủy dịch vụ Google Workspace và những lưu ý quan trọng

March 10, 2025 Tư vấn mua hàng Leave a comment 4 Views

Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ công cụ văn phòng đám mây của Google, cung cấp các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Meet và nhiều tính năng khác giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Với tính linh hoạt và khả năng tích hợp cao, Google Workspace giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn dữ liệu. Với khả năng cộng tác tuyệt vời, bảo mật mạnh mẽ và các công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả, Google Workspace vẫn là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn hủy đăng ký, thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện và những lưu ý khi tiến hành hủy dịch vụ Google Workspace.

Liên hệ tư vấn >>>

NHỮNG TÁC ĐỘNG KHI HỦY DỊCH VỤ GOOGLE WORKSPACE

Khi tìm kiếm tới blog này, chắc hẳn bạn đang cân nhắc đến việc hủy đăng ký Google Workspace, nhưng trước khi đưa ra quyết định bạn nên xem xét những tác động khi bạn ngưng sử dụng dịch vụ:

Bạn sẽ mất quyền truy cập vào các dịch vụ cốt lõi của Google Workspace như Gmail, Lịch, Meet…
Bạn vẫn có quyền truy cập vào các dịch vụ bổ sung của Google như Youtube, Google Photos và Google Ads

Nếu bạn có Cloud Identity, bạn vẫn có thể truy cập vào một số dịch vụ cốt lõi của Google Workspace, chẳng hạn như Google Drive, Docs, Sheets, Slides và Keep nhưng cần lưu ý:

Các điều khiển và cài đặt quản trị chỉ khả dụng với Google Workspace sẽ bị xóa. Các điều khiển này bao gồm audit, report, chính sách chia sẻ và cảnh báo. Để biết thông tin về quyền chia sẻ tệp cho người dùng Cloud Identity, xem thêm tại đây.
Ổ địa dùng chung – sau khi hủy, bạn có thể xem dữ liệu ổ đĩa nhưng không thể chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa dữ liệu hoặc xóa ổ đĩa.

DỪNG THANH TOÁN DỊCH VỤ

Nếu bạn đang sử dụng gói Flexible Plan trả phí hàng tháng, việc hủy gói dịch vụ sẽ ngay lập tức ngừng thu phí các dịch của Google Workspace. Nếu bạn đang sử dụng gói Annual/Fixed-Term Plan, bạn sẽ vẫn bị thu phi để duy trì dịch vụ theo hợp đồng đã ký.

Bạn vẫn có thể bị tính phí cho các dịch vụ đã sử dụng kể từ lần thanh toán cuối cùng của bạn.

HỦY TRONG THỜI GIAN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 14 NGÀY

Bạn có thể hủy đăng ký Google Workspace trong thời gian dùng thử miễn phí và không bị tính bất cứ một chi phí nào. Đăng ký của bạn sẽ bị hủy trong thời gian dùng thử nếu bạn không :

Xác minh tên miền trong vòng 9 ngày kể từ khi bắt đầu dùng thử (Không áp dụng nếu bạn đã đăng ký phiên bản Doanh nghiệp bằng email doanh nghiệp)
Thiết lập thanh toán vào cuối thời gian dùng thử.

CÁC BƯỚC HỦY DICH VỤ GOOGLE WORKSPACE

Bước 1: Lưu dữ liệu

Tại bước này có 2 nhóm dữ liệu bạn cầu lưu ý đó là dữ liệu trên Google Workspace và dữ liệu ứng dụng của bên thứ 3.

Với dữ liệu Google Workspace

* Sau khi bạn hủy đăng ký Google Workspace, dữ liệu Google Workspace của người dùng sẽ bị xóa và không thể khôi phục.

Trước khi hủy đăng ký Google Workspace, bạn nên tải xuống dữ liệu người dùng mà bạn muốn lưu trữ. Dữ liệu này có thể bao gồm Gmail, Event, Google Calender, tin nhắn trong Google Chat và tệp được lưu trong Google Drive.

Cách dễ nhất để tải xuống và xuất dữ liệu người dùng là sử dụng công cụ Xuất dữ liệu.

Với dữ liệu ứng dụng của bên thứ ba

Dữ liệu ứng dụng của bên thứ ba sẽ không tự động bị xóa nếu bạn hủy đăng ký Google Workspace. Nếu bạn không có ý định sử dụng tiếp các ứng dụng của bên thứ ba mà người dùng đăng nhập bằng Google làm nhà cung cấp danh tính, chẳng hạn như các ứng dụng bạn đã cài đặt từ Google Workspace Marketplace, bạn có thể lựa chọn trong 2 trường hợp:

- Xuất mọi dữ liệu người dùng cần thiết từ các ứng dụng này
- Xóa toàn bộ dữ liệu người dùng

Nếu bạn vẫn tiếp tục sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba, hãy đảm bảo rằng bạn có thể đăng nhập vào các ứng dụng này sau khi hủy gói dịch vụ Google Workspace

Bước 2: Tiến hành Hủy đăng ký

Thật tiếc nếu bạn muốn ngừng sử dụng dịch vụ Google Workspace sau khi đã cân nhắc, hãy làm theo các bước dưới đây để tránh mất dữ liệu và gián đoạn công việc:

Hủy đăng ký đã xác minh tên miền

Thực hiện theo các bước sau để hủy đăng ký đã xác minh tên miền của bạn
1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên vào bảng điều khiển quản trị Google (Nếu bạn không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn không thể truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên)
2. Vào Menu > Thanh toán (Billing) > Đăng ký (Subscription)
3. Nhấp vào đăng ký của bạn (My Subscription) > Thêm (More) > Hủy đăng ký (Cancel Subscription)
4. Chọn lý do hủy > Tiếp tục (Continue)
5. Đánh dấu vào ô để xác nhận bạn đã đọc thông tin và muốn tiếp tục
6. Nhập địa chỉ email của bán > bấm Hủy đăng ký của tôi (Cancel my subscription)

Hủy đăng ký xác minh qua email

Thực hiện theo các bước sau để hủy đăng ký đã xác minh email của bạn
1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên vào Bảng điều khiển quản tị Google (Nếu bạn không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn không thể truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên)
2. Vào Menu > Thanh toán (Billing) > Đăng ký (Subscription)
3. Nhấp vào đăng ký của bạn (My Subscription) > Thêm (More) > Hủy đăng ký (Cancel Subscription)
4. Chọn lý do hủy > Tiếp tục (Continue)
5. Chọn những gì bạn muốn xảy ra sau khi đăng ký hủy - tại bước này sẽ có 2 lựa chọn trường hợp xảy ra khi bạn đăng ký hủy:

- Xóa tất cả dữ liệu nhóm và tài khoản của bạn, nhưng giữ lại dữ liệu người dùng

Chọn Let users keep their data and delete my organization's account

Tất cả dữ liệu của người dùng trong My Drive sẽ nằm trong tài khoản người dùng, sau đó sẽ được chuyển đổi thành tài khoản người dùng không được quản lý. Người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản của mình bằng cùng thông tin đăng nhập và truy cập dữ liệu Không gian làm việc của họ, chẳng hạn như tệp Drive và lịch sử Trò chuyện.

Bạn yêu cầu Google không xóa dữ liệu Workspace khi hủy và từ bỏ mọi quyền sở hữu và quản lý dữ liệu. Hành động này không thể đảo ngược.

Tài khoản Google của tổ chức bạn, bao gồm tất cả dữ liệu trong bộ nhớ dùng chung, nhóm, đơn vị tổ chức và hồ sơ thanh toán của bạn sẽ bị xóa.
Bạn sẽ được đăng xuất khỏi Bảng điều khiển quản trị và quay lại Trang chủ Google Workspace. Bạn không thể đăng nhập vào Bảng điều khiển quản trị nữa.

- Xóa tất cả dữ liệu nhóm và người dùng trong vòng 90 ngày, với tùy chọn xóa tài khoản của bạn sau đó

Chọn Delete user's data

Tất cả dữ liệu người dùng trong My Drive và dữ liệu tổ chức trong shared drive sẽ bị xóa. Việc xóa có thể mất tới 90 ngày và người dùng không thể truy cập Drive trong thời gian này.

Sau khi dữ liệu bị xóa, bạn có thể xóa Tài khoản Google của tổ chức mình , điều này sẽ giải phóng tên miền của bạn trong vòng 24 giờ để sử dụng với Tài khoản Google mới. Sau khi bạn xóa tài khoản của tổ chức mình, tất cả tài khoản người dùng sẽ được chuyển đổi thành tài khoản người dùng không được quản lý và người dùng có thể truy cập lại Drive.

6. Nhập địa chỉ email được liên kết với tài khoản của bạn
7. Nhấp vào Hủy đăng ký của tôi (Cancel my subscription)
8. Nếu bạn chọn xóa tài khoản của tổ chức, hãy đánh dấu vào ô và nhấp vào Xóa tài khoản (Delete Account)
9. Nếu thông báo trạng thái xuất hiện, chọn Đóng (Close)

Báo cáo Looker Studio

Nếu bạn đã sủ dụng Looker Studio để tạo báo cáo bằng dữ liệu Google Workspace, sau đây là những ảnh hưởng tới các báo cáo này khi hủy Google Workspace:

- Đăng ký đã xác minh tên miền – Báo cáo của bạn vẫn khả dụng sau khi bạn hủy Google Workspace. Nếu bạn giữ tài khoản Google của mình, mọi hạn chế chi sẻ cấp tổ chức mà bạn đã tạo trong bảng điều khiển quản trị viên của Google sẽ không thay đổi.
- Đăng ký xác minh qua email – Nếu bạn chọn Let users keep their data and delete my organization's account, mọi hạn chế chia sẻ cấp tổ chức đã tạo trong bảng điều khiển quản trị sẽ bị xóa.

Bước 3 (Tùy chọn): Xóa tài khoản của tổ chức

Nếu bạn đã hủy đăng ký xác minh tên miền và không muốn giữ tài khoản Google của tổ chức, hãy xóa toàn bộ tài khoản. Việc xóa tài khoản của tổ chức sẽ giải phóng tên miền trong vòng 24h để sử dụng với tài khoản google mới.

Trước khi xóa hãy lưu ý:

Lưu hồ sơ thanh toán của bạn
Lưu dữ liệu người dùng
Xóa ứng dụng Marketplace
Lưu và xóa dữ liệu Google Cloud
Hủy đăng ký của bạn
Hủy liên kết tài khoản không cần chạm
Xóa các ràng buộc EMM Android đang hoạt động

ĐĂNG KÝ LẠI GOOGLE WORKSPACE

Nếu bạn giữ Tài khoản Google Workspace của tổ chức, bạn có thể đăng ký lại Google Workspace sau đó và tài khoản người dùng, nhóm và đơn vị tổ chức của bạn vẫn khả dụng.

Bạn có thêt đăng ký mới trong vòng 51 ngày kể từ ngày hủy. Nếu không, bạn phải đợi đến sau 84 ngày khi quá trình hủy hoàn tất. Trong thời gian bạn không thể đăng ký lại, đăng ký Google Workspace sẽ hiển thị là Không khả dụng (Not Available) trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

* Ngoài ra, với các tổ chức/ doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace cần lưu ý thời gian hết hạn của gói dịch vụ để gia hạn kịp thời. Nếu thời gian để quá hạn kéo dài dữ liệu Google Workspace của người dùng sẽ bị xóa và không thể khôi phục.

Do đó, các tổ chức doanh nghiệp muốn gia hạn gói dịch vụ Google Worksapce có thể đăng ký trên website của hãng. Tuy nhiên, Google khuyến nghị khách hàng nên mua qua các nhà bán lẻ/nhà phân phối của như SOFT365 để nhận được chi phí tối ưu và tư vấn kịp thời.

Chính thức từ ngày 17/3/2025 Google sẽ áp dụng giá mới cho tất cả các gói cước Google Workspace, xem thêm chi tiết qua bài viết sau: https://soft365.vn/blog/thong-bao-thay-doi-gia-google-workspace-nam-2025.html

Nguồn tham khảo: https://support.google.com/a/answer/1257646?product_name=UnuFlow&hl=en&visit_id=638771905780406508-1160228389&rd=1&src=supportwidget0&hl=en#zippy=

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN SOFT365 ?