CÁC GIAO THỨC TRUY CẬP VÀ QUẢN LÝ EMAIL TRONG EXCHANGE ONLINE

September 27, 2024 Blog - Tin tức Leave a comment 2 Views

Exchange Online cung cấp cho người dùng các giao thức quản lý và truy cập bao gồm: IMAP, POP3, SMTP và MAPI. Nhưng bạn có hiểu sự khác nhau giữa các giao thức này và tác động của mỗi giao thức lên tài khoản email của mình như thế nào không? Trong bài viết này, Soft365 sẽ cùng các bạn tìm hiểu sâu hơn xem POP3, IMAP, SMPT và MAPI là gì? Ưu và nhược điểm của từng giao thức? Và từ đó có thể lựa chọn giao thức để sử dụng email phù hợp nhất với bạn.

Các giao thức quản lý và truy cập Exchange Online

Người quản trị Mail Server hoặc bạn gửi/ nhận mail từ các ứng dụng email client (như Outlook, Mail của Windows hay Mail của Mac) thì chắc chắn bạn phải cấu hình các thông số này khi nhập thông tin tài khoản email.

POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) là hai giao thức nhận email qua môi trường mạng (LAN, WAN, Internet). Cả hai giao thức này đều được sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ việc nhận email mọi lúc, mọi nơi. Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync là các sản phẩm/ giao thức độc quyền của Microsoft, tính năng khá giống IMAP nhưng bổ sung thêm một số tính năng cao cấp hơn (thương dùng trong các doanh nghiệp).

Giao thức POP3 trong Exchange Online

POP3 là viết tắt của Post Office Protocol version 3 là một giao thức tầng ứng dụng, dùng để lấy thư điện tử từ server mail, thông qua kết nối TCP/IP. POP3 được sử dụng để kết nối tới server email và tải email xuống máy tính cá nhân thông qua ứng dụng email client như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail…

POP là một giao thức nhận mail có lịch sử lâu đời. Nó ra đời từ máy tính còn bị giới hạn bởi tốc độ, băng thông, vậy nên các kỹ sư đã tạo ra POP, một nỗ lực để làm đơn giản nhất có thể để tải các bản copy của email để đọc khi offline, sau đó xóa những email này từ remote server.

Cơ chế hoạt động của POP:

Kết nối đến server.
Nhận toàn bộ mail.
Lưu cục bộ như mail mới.
Xóa mail trên server.
Ngắt kết nối với server.

Mặc định, port POP3 là:

Port 110 – port không mã hóa
Port 995 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là POP3S

Nhược điểm của POP3:

Mỗi lần nhận mail, POP sẽ download email đó về máy local (và mặc định xóa mail trên server đi) nên bạn sẽ không thể sử dụng nhiều thiết bị để quản lý cùng một tài khoản email qua giao thức POP. Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình email client để POP3 không xóa email trên server mà chỉ “mask as read” – đánh dấu đã đọc với những email đó.

Ưu điểm của POP3:

Mail được lưu cục bộ, tức luôn có thể truy cập ngay cả khi không có kết nối Internet.
Kết nối Internet chỉ dùng để gửi và nhận mail.
Tiết kiệm không gian lưu trữ trên server.
Được lựa chọn để lại bản sao mail trên server.
Hợp nhất nhiều tài khoản email và nhiều server vào một hộp thư đến.

Giao thức IMAP trong Exchange Online

IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol, là giao thức chuẩn Internet được sử dụng bởi các ứng dụng email để truy xuất thư email từ máy chủ thư qua kết nối TCP/IP. IMAP cho phép mà người dùng có thể check mail ngay trên đám mây internet từ bất kỳ thiết bị, ứng dụng nào.

Cơ chế hoạt động của IMAP:

Kết nối đến server.
Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ (chẳng hạn như danh sách mail mới, tổng kết tin nhắn hay nội dung của những email được chọn lựa kỹ càng)
Xử lý các biên tập từ người dùng, ví dụ như đánh dấu email là mail để đọc hay xóa…
Ngắt kết nối với server.

Mặc định, port IMAP là:

Port 143 – port không mã hóa
Port 993 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là IMAPS

Nhược điểm của IMAP:

Vì IMAP lưu các email trên mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi các nhà cung cấp dịch vụ mail. Nếu bạn có một lượng lớn email cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi nhận mail khi hòm thư bị đầy. Nhiều người giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một bản sao copy của các email đó thông qua mail client, sau đó xóa bỏ email gốc trên server.

Ngoài ra, nếu sử dụng IMAP thì bạn cần phải có kết nối Internet nếu muốn truy cập email (IMAP chỉ kéo email headers về, nội dung email vẫn còn trên server).

Ưu điểm của IMAP:

Mail được lưu trên server đầu xa, tức có thể truy cập từ nhiều địa điểm khác nhau.
Xem nhanh hơn khi chỉ có các tiêu đề mail được tải về đến khi nội dung được yêu cầu rõ ràng.
Mail được dự phòng tự động trên server.
Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ.
Vẫn cho phép lưu mail cục bộ (nếu bạn cấu hình).

Giao thức MAPI trong Exchange Online

Microsoft đã bắt đầu phát triển MAPI (đôi khi gọi là Messaging API) không lâu sau khi IMAP và POP được sử dụng. Một cách đơn giản, MAPI là một giao thức cho phép các ứng dụng & email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng khá giống IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hay ứng dụng nào đó. Tính năng này được đặt tên là “Exchange ActiveSync”.

Tùy thuộc vào loại thiết bị, điện thoại hay chương trình bạn sử dụng, công nghệ này được gọi tên là một trong ba sản phẩm sau của Microsoft: Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync nhưng chúng đều có ý tưởng tương tự như IMAP.

Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft nên chỉ những công ty nào sở hữu Exchange Mail server hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng Exchange. Tuy nhiên, nhiều email client kể cả trình duyệt mail mặc định của Android và iPhone đều có khả năng Exchange ActiveSync, thêm người dùng Hotmail kiểu duyệt email cơ bản giống IMAP, mặc dù thực tế Hotmail không hỗ trợ IMAP.