EXCHANGE ONLINE VÀ EMAIL HOSTING: NÊN CHỌN GIẢI PHÁP EMAIL NÀO?

September 27, 2024 Tin tức - Sự kiện Leave a comment 2 Views

Email doanh nghiệp đang là một điều thiết yếu với hầu hết mọi doanh nghiệp trong quá trình số hóa và xây dựng thương hiệu của công ty. Lựa chọn giải pháp Email phù hợp cho doanh nghiệp là điều cần thiết để doanh nghiệp có một nền tảng trao đổi và cộng tác dễ dàng giữa các nhân viên trong công ty và các đối tác bên ngoài.

Sử dụng Exchange Online giúp mang tới cho bạn một giải pháp email chuyên nghiệp an toàn và bảo mật. Trong khi đó, Email Hosting được cho là giải pháp tối ưu chi phí hơn.

Trong bài viết này, Soft365 sẽ cùng quý khách hàng so sánh và đánh giá ưu, nhược điểm giữa hai giải pháp email này để mang lại lựa chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Exchange Online là gì?

Exchange Online là giải pháp nhắn tin lưu trữ cung cấp email, lịch, danh bạ và tác vụ từ PC, web và thiết bị di động. Giải pháp này tích hợp hoàn toàn với Microsoft Entra ID, cho phép quản trị viên sử dụng chính sách nhóm cũng như các công cụ quản trị khác để quản lý các tính năng của Exchange Online trên toàn bộ môi trường của họ.

Doanh nghiệp sử dụng Exchange Online vẫn giữ quyền kiểm soát đối với các dịch vụ nhắn tin mà họ cung cấp cho người dùng. Với các gói lưu trữ Exchange Online được mô tả trong tài liệu này, email được lưu trữ trên các máy chủ hỗ trợ nhiều khách hàng cùng lúc. Các máy chủ này được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft và người dùng có thể truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau từ bên trong mạng công ty hoặc qua Internet.

Exchange Online có trong các gói bản quyền Microsoft 365 Business hoặc Microsoft 365 Enterprise. Bạn cũng có thể mua các gói Exchange Online độc lập cho tổ chức của mình.

Các tính năng chính của Exchange Online

Với Exchange Online, email cũng có thể được cấu hình là POP3 và IMAP , cộng với tùy chọn thiết lập thứ ba là Exchange, cung cấp trải nghiệm liền mạch nhất cho người dùng mọi lúc, mọi nơi. Thiết lập email dưới dạng Exchange cho phép bạn:

Quản lý hoạt động của công ty
Bạn có thể tạo nhiều Lịch tùy theo nhu cầu để dễ dàng quản lý các hoạt động cho nhiều mục đích khác nhau.
Đặt lịch hẹn và cuộc họp của công ty
Bạn có thể tạo lịch hẹn và cuộc họp và gửi ngay lời mời đến những người có liên quan.
Chia sẻ Lịch hoạt động của bạn
Bạn có thể xem nhanh tất cả các hoạt động khi nhấp vào Lịch , cùng với tùy chọn dễ dàng Chia sẻ với bất kỳ ai.
Quản lý danh bạ và nhóm
Thêm và quản lý danh bạ của bạn - tất cả ở một nơi. Tạo nhóm cho các nhóm khác nhau trong công ty của bạn để dễ dàng gửi email và thông báo.
Tạo danh thiếp
Tạo danh thiếp cho những người quan trọng để bạn không bao giờ quên họ là ai và họ làm việc cho nhóm hoặc công ty nào.
Tạo và quản lý nhiệm vụ
Vâng, đây cũng là một công cụ quản lý nhiệm vụ. Tạo nhiệm vụ và quản lý danh sách việc cần làm của bạn
Lưu Ghi chú nhanh Ghi chú
của bạn sẽ vô dụng nếu bạn không thể dễ dàng truy cập chúng. Email Exchange cho phép bạn lưu những ý tưởng sáng tạo đó để bạn có thể truy cập chúng ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Giao thức hoạt động của Exchange Online

Người dùng có thể sử dụng bất kỳ chương trình email nào hỗ trợ POP3 và IMAP4 để kết nối với Exchange Online (ví dụ: Outlook, Windows Mail và Mozilla Thunderbird). Các tính năng được hỗ trợ bởi mỗi chương trình máy khách email khác nhau. Để biết thông tin về các tính năng do các chương trình máy khách POP3 và IMAP4 cụ thể cung cấp, hãy xem tài liệu đi kèm với mỗi ứng dụng.

POP3 và IMAP4 cung cấp quyền truy cập vào các tính năng email cơ bản của Exchange Online và cho phép truy cập email ngoại tuyến, nhưng không cung cấp email phong phú, lịch và quản lý danh bạ hoặc các tính năng khác có sẵn khi người dùng kết nối với Outlook, Exchange ActiveSync, Outlook trên web (trước đây gọi là Outlook Web App) hoặc Outlook Voice Access.

Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ lưu trữ trực tuyến có máy chủ dành riêng cho tin nhắn email và các tệp liên quan của bạn. Khi bạn nhận được email đến địa chỉ tên miền của trang web, email sẽ được định tuyến qua Internet và lưu trữ trên máy chủ của người nhận. Tại thời điểm này, quản trị viên máy chủ sẽ xác định hành động nào cần thực hiện (nhận hoặc bỏ qua) có tính đến bất kỳ bộ lọc thư rác, yêu cầu định tuyến lại và người gửi có nằm trong bất kỳ danh sách đen nào không.

Máy chủ lưu trữ email có thể là cùng một máy chủ lưu trữ nội dung trang web của bạn, một máy chủ do một máy chủ khác quản lý hoặc hai máy chủ khác nhau do cùng một công ty lưu trữ quản lý. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email có thể chuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ email, nhưng ngày nay, các công ty thường cung cấp các gói email và lưu trữ web theo gói.

Có một số lợi thế nhất định khi sử dụng email doanh nghiệp chuyên nghiệp : bạn sẽ có nhiều dung lượng đĩa hơn, email vẫn hoạt động ngay cả khi trang web của bạn bị tấn công DDoS và cung cấp nhiều tính năng hơn cho mục đích liên lạc của bạn.

Các ưu điểm của Email Hosting:

Giao diện chuyên nghiệp: bằng cách sử dụng tên miền tùy chỉnh của riêng bạn, email của bạn cũng sẽ có giao diện chuyên nghiệp hơn. Điều này có thể đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy.
Kiểm soát tốt hơn: với dịch vụ lưu trữ email, bạn có thể kiểm soát tốt hơn dữ liệu email và bảo mật của mình. Điều này sẽ giúp bạn tuân thủ tốt hơn luật bảo vệ dữ liệu .
Độ tin cậy được cải thiện: các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email thường cung cấp mức độ tin cậy cao hơn so với các dịch vụ miễn phí.
Tùy chỉnh: bạn có thể tùy chỉnh dịch vụ của mình để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Điều này có thể bao gồm các tính năng như chuyển tiếp email, trả lời tự động và lọc thư rác.
Tăng dung lượng lưu trữ: các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email thường cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn các dịch vụ miễn phí, điều này có thể quan trọng nếu bạn nhận được nhiều email hoặc cần lưu trữ các tệp đính kèm lớn.
Hỗ trợ kỹ thuật: các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email thường cung cấp hỗ trợ kỹ thuật để giúp bạn giải quyết mọi vấn đề mà bạn có thể gặp phải với dịch vụ của mình.

So sánh giữa Exchange Online và Email Hosting

Về độ ổn định:
Exchange Online được xây dựng trên nền tảng đám mây của Microsoft, đảm bảo độ uptime lên tới 99.99%. Giúp hoạt động gửi và nhận email của khách hàng không bị gián đoạn. Trong khi đó, Email Hosting phụ thuộc vào độ ổn định của các máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, có thể bị gián đoạn do mất điện, mạng hoặc các sự cố.
Khả năng quản lý:
Exchange Online cung cấp cho quản trị viên một trang quản trị toàn diện và dễ dàng kiểm tra, giám sát các hoạt động thêm, sửa, loại bỏ email người dùng, đổi mật khẩu hoặc cấp quyền tự đổi mật khẩu cho người dùng. Với Email Hosting, mọi hoạt động của người dùng đều phải thông qua quản trị viên hoặc liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ.
Về độ bảo mật:
Exchange Online cung cấp cho khách hàng các tính năng bảo mật tích hợp trong Exchange Online Protection, giúp bảo vệ chống lừa đảo, thư rác và email spam. Với Email Hosting, quản trị viên IT phải tự cấu hình các giải pháp bảo mật và xử lý các sự cố bảo mật.

Kết luận

Với các ưu điểm vượt trội về độ ổn định, khả năng bảo mật và các dịch vụ quản lý đi kèm, Exchange Online xứng đáng là giải pháp uy tín và hiệu quả dành cho hầu hết mọi doanh nghiệp đang cần xây dựng nhanh chóng một giải pháp Email để phát triển lâu dài, dễ dàng mở rộng trong tương lai.

Exchange Online có sẵn trong các gói Microsoft 365 bản quyền. Hoặc mua trong các gói riêng gồm: Exchange Online Plan 1, Exchange Online Plan 2.

Liên hệ với Soft365 ngay để được tư vấn, báo giá tốt nhất!

Mua Microsoft Exchange Online bản quyền tại Soft365

Soft365 được chứng nhận là Solution Partner hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam. Trải qua 15 năm hình thành phát triển và giữ vững vị thế trên thị trường, chúng tôi tự hào mang đến cho quý khách hàng giải pháp phần mềm bản quyền chính hãng với mức giá ưu đãi, dịch vụ tư vấn và hỗ trợ hoàn hảo.

Hỗ trợ tư vấn – kỹ thuật kịp thời: Tư vấn và giải quyết các vấn đề kỹ thuật 24/7 tất cả các ngày trong tuần.